訴訟教戰守則【民事篇13】⏤卷宗與閱卷

案件審理勢必伴隨許多資料,包括雙方當事人的書狀、筆錄、法院調取的文件與證物等等,法院會將這些資料按順序裝訂在一起,稱之為「卷宗」。而雙方當事人在案件審理期間,可以向法院調閱卷宗,這個動作稱為「閱卷」

正如前面所介紹的,卷宗裡面按順序裝訂了所有與案件相關的文件,等於是最完整的案件檔案庫。所以閱卷可以讓當事人了解現在法官掌握的證據與資料有哪些,從而對訴訟的現況有更正確、更充分的認知。身為一名律師,我在承辦案件時,也常常會向法院聲請閱卷。

我可以在卷宗裡看到什麼?

卷宗紀錄法院從接收到案件之後,所有與案件相關的行動與資料,內容非常龐雜。而對於當事人而言,有幾種卷宗裡的資料,是對案件比較有意義、也需要特別關注的。

開庭筆錄

開庭筆錄是卷宗內最重要的資料,卻也往往會被許多當事人所忽略。開庭筆錄記錄了每次開庭時,法官、雙方當事人以及證人各說了什麼話。當法官要回想某次開庭的問答結果時,就會回去參閱筆錄。同樣的,如果當事人開完庭後,想要了解當次開庭的紀錄,就要透過閱卷去看開庭筆錄。

開庭筆錄是由書記官打字紀錄,在開庭的時候,每個人面前都會有一台電腦螢幕,即時顯示書記官所打下的筆錄內容。所以在開庭時,如果發現書記官有打錯或誤解,務必立即反映。也建議在每次開完庭後,都透過閱卷將開庭筆錄影印出來留存。

法院調取的書面資料

法院為了審案需要,有時候會向政府機關、銀行、公司或其他單位發函詢問事項或者調取資料,這些單位的回函也會被附在卷宗裡面。由於這些回函內容大多是法院認為與案情有關的,所以了解回函與書面資料的內容,對當事人而言當然是至關重要的。

另一方面,當事人如果有聲請法院調取資料進行鑑定,這些法院調取來的資料鑑定結果,也都會檢附在卷宗裡面,當事人也必須靠著閱卷來得知結果。

對方的書狀

雖然根據民事訴訟的原則,任何一方給法院的書狀,都必須另外寄送一份繕本給對造。但偶爾還是會發生漏寄繕本的情形,如果在閱卷時,發現自己沒看過的對方書狀,也可以及時發現,並且向法官反應,讓法官督促對方記得要寄繕本。

怎麼聲請閱卷?

並不是當事人直接到法院說要閱卷,法院就會當場給閱。而是要先經過一定的聲請程序,經過法院准許後才能閱卷,因此以下簡單說明聲請閱卷所需要走的程序。

第一步:打電話給書記官

卷宗大多是由承辦書記官保管,但有時候卷宗正在法官手上、或者被別的法院借調使用的時候,會暫時不能閱卷。所以當事人必須先打電話給承辦書記官,一方面確認卷宗是處在可以閱覽的狀態,一方面也能跟書記官約閱卷的時間。

第二步:填寫閱卷聲請書

確認可以閱卷之後,就可以開始填寫閱卷聲請書。以下是一份閱卷聲請書的範例,這份範例並沒有收錄在司法院的書狀範例中,但可以在台北地院的網站中下載。

閱卷聲請書最頂端當然是填寫承辦案件的法院,其他欄位的部分,只有紅色框框標示的部分有需要填寫。其他欄位是由法院人員來填寫,千萬不要自己寫。

↑法院閱卷聲請書

1.聲請人基本資料與聯絡方式

如果是當事人自己想要閱卷,就只要填寫當事人自己的基本資料與聯絡方式。但如果是代理當事人來閱卷的人,就必須寫代理人自己的基本資料與聯絡方式,而且必須另外準備委任狀

2.聲請時間與閱卷時間

聲請時間就是遞出閱卷聲請狀的時間;而如果有照前面所說的,先打電話與書記官約時間的話,就可以直接把約好的時間填寫在預定閱卷時間

3.案號、股別與案由

正如我在先前文章一再說過的,案號與股別就是案件的身分證字號,所以當然必須填寫。

4.閱卷名稱

這部分可以簡單理解為想要閱的卷宗範圍

所謂的全卷,意思就是整個案件從頭到尾的全部卷宗。
至於所謂本院卷,則是例如在案件二審中,可以指定只看二審法院的卷宗,而略過一審法院的卷宗。
交付筆錄光碟則是如果只想要看筆錄,沒有要看其他卷宗資料的話,可以請法院直接把筆錄燒錄成光碟,但可能就需要先繳一筆工本費給法院。

5.當事人姓名

照實填寫即可,如果聲請閱卷的是訴訟代理人,則填寫自己代理的那位當事人

6.遞出委任書與上訴狀之日期

如果有曾經遞出委任書或上訴狀,就如實填寫;如果沒有這些動作,留白即可。

但如果聲請閱卷的是訴訟代理人,就一定要寫遞出委任書的日期,法院才能確認你是否有獲得授權。

7.下次開庭日期

一樣照實填寫或勾選即可。

第三步:寄送或傳真閱卷聲請書給法院閱卷室

填寫完畢後,就可以把閱卷聲請書郵寄或傳真到法院的閱卷室,然後在指定的時間,攜帶證件到法院的閱卷室領取卷宗、閱覽。如果卷宗內有任何當事人需要的資料,也可以拍照或影印留存

紙本閱卷的聲請本身不收費,但如果在閱卷的時候需要影印,閱卷室則會收取影印費

閱卷時的注意事項

閱卷時間

閱卷的時間原則上都是從當事人拿到卷宗時起,到中午12點(上午閱卷)或下午5點半(下午閱卷)。

維持卷宗原樣

閱卷的時候,最重要的是維持卷宗原樣。也就是說,取卷宗時卷宗是什麼樣子,就是要什麼樣子還回去。所以有幾點禁止事項:

  • 嚴禁拆卷,也就是不可以把已經裝訂好的卷宗拆開。
  • 嚴禁塗改卷宗或做記號、做筆記。
  • 嚴禁把卷宗帶出閱卷室。
  • 嚴禁破壞卷宗。

卷宗影印

如果有需要留存下來的卷宗內容,可以拍照,也可以向閱卷室借用影印機來影印(必須付影印費)。但必須注意,無論是拍照或影印,都還是不可以把卷宗拆開

電子閱卷(複製電子卷證)

除了上述的傳統紙本閱卷以外,因應無紙化與科技化的趨勢,現在也提供電子閱卷(官方稱之為『複製電子卷證』)的選項,讓當事人可以取得卷宗的電子掃描檔。但因為法院掃描卷宗需要時間與人力,所以在選擇電子閱卷以前,建議先打電話給承辦書記官,確認是否已經有卷宗的電子檔

自備隨身碟

確認已經有電子檔可以閱,當事人可以選擇自備隨身碟來存取,在指定的時間攜帶隨身碟到閱卷室,請閱卷室工作人員將卷宗電子檔copy到隨身碟裡面。要注意的是,不像紙本閱卷原則上免費,電子閱卷的聲請本身就需要收費

法院寄送光碟

電子閱卷還有另一種選擇,就是請法院先把卷宗電子檔燒錄成光碟之後,再將光碟寄給當事人。這是唯一一個當事人不用專程前往法院的閱卷方式,所以適合承辦法院距離當事人住處比較遠、或者當事人本身時間比較沒有彈性的案件。而同樣的,請法院寄送光碟的電子閱卷,其聲請本身也需要收費

聲請電子閱卷

聲請電子閱卷,需要撰寫聲請狀。電子閱卷的聲請狀一樣沒有收錄在司法院書狀範例中,但可以在新北地院的網站裡下載。

↑電子閱卷聲請書範例

電子閱卷聲請書的填寫原則與前面的閱卷聲請書大致相同,填寫好之後寄到承辦法院,然後靜候法院通知即可。

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